Công việc thống kê trong Excel trở nên cực kỳ dễ dàng khi bạn biết cách đánh số thứ tự. Để giúp bạn xử lý thông tin dễ dàng hơn.
Mời bạn hãy theo dõi bài viết để cùng RDI Việt Nam tìm hiêu 4 cách đánh số thứ tự trong Excel tự động, đơn giản. Cùng mở máy tính để thực hành nhé!
Cách 1: Kéo chuột để đánh số thứ tự
Cách này rất nhanh chóng và dễ dàng, vui lòng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhập lần lượt 2 số đầu tiên vào 2 ô đầu tiên của ma trận (thao tác theo chiều ngang hoặc chiều dọc) mà bạn muốn đánh số tự động.
Ví dụ, để đánh số thứ tự cột trong bảng trên, bạn nhập số 1 vào ô A2, nhập số 2 vào ô A3.
Bước 2: Chọn 2 ô chứa 2 số bạn vừa nhập (tức là A2 và A3) rồi di chuột qua biểu tượng dấu cộng ở ô A3 từ góc dưới cùng bên phải. Bạn nhấn giữ dấu cộng đó và rê chuột đến cuối ô cần đánh số tự động mà bạn muốn.
Kết quả thu được như sau:
Cách 2: Sử dụng một công thức đơn giản
Bạn hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên trong hàng hoặc cột mà bạn muốn tự động điền.
Tại ô tiếp theo, bạn gõ công thức: = “vị trí ô vừa điền” + x (trong đó x là bước nhảy nên khoảng cách giữa 2 số liên tiếp)> nhấn Enter.
Ví dụ, cho một số bắt đầu là 1, bạn muốn Excel điền vào các thứ tự theo kiểu 1, 2, 3, … rồi chọn x là 1; theo kiểu 1, 3, 5, … thì chọn x là 2.
Bước 2: Di chuột qua biểu tượng dấu cộng ở góc dưới bên phải ô bạn vừa nhập công thức đã nhập > Nhấn và giữ phím này dấu cộng và kéo chuột đến cuối ô bạn muốn đánh số tự động.
Kết quả thu được như sau:
Sử dụng Auto fill
Bạn hãy làm như sau:
Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Chuyển đến tab Home > Chọn Fill > Chọn Series (với phiên bản Excel 2016 trước đó, bạn có thể vào Edit> chọn fill> Series).
Cửa sổ series sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
- Tại mục “Series in” cho phép bạn lựa chọn cách đánh số thứ tự theo hàng hoặc cột. Chọn “Rows – hàng” nếu nó được đánh số theo hàng và chọn “Columns – cột” nếu nó được đánh số theo cột.
- Tại mục “Type – Loại” cho phép lựa chọn loại đánh số thứ tự.
Excel hỗ trợ 4 kiểu đánh số là:
- Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
- Growth: loại tăng dần (tăng theo một quy luật).
- Date: loại ngày tháng (nếu chọn ngày tháng thì đơn vị ngày tháng sẽ xuất hiện).
- AutoFill: Kiểu tự động hoàn thành.
– Mục “Step value – giá trị bước”: Chọn khoảng cách giữa hai số thứ tự.
Ví dụ: nếu số đầu tiên là 1 và giá trị bước được đặt thành 1, số thứ tự sẽ được hiển thị là 1, 2, 3, … và nếu giá trị bước được đặt thành 2, số thứ tự sẽ là hiển thị là 1, 3, 5, …
– Mục “Stop – Giá trị cuối”: Giá trị cuối cùng mà công việc phải đánh số tự động. Ví dụ, bảng chỉ cần được đánh số 10, sau đó đặt giá trị dừng thành 10.
Bước 2: Sau khi chọn các thông số trên, bấm OK.
Kết quả thu được như sau:
Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Lưu ý:
Bạn có thể sử dụng phương pháp này khi sử dụng hàm bộ lọc.
Số thứ tự của giá trị đã chọn được đặt lại khi bạn sử dụng chức năng SUBTOTAL.
Phương pháp này chỉ có thể áp dụng khi bạn viết thứ tự của các cột.
Cú pháp:
= IF (logic_test, value_if_true, SUBTOTAL (function_number, ref1, …))
Công thức:
Hàm IF = IF (logical_test, value_if_true, value_if_false)
Trong đó:
- logical_test: điều kiện của hàm IF
- value_if_true: trả về giá trị nếu điều kiện là đúng.
- value_if_false: trả về giá trị nếu điều kiện là sai. Ở đây chúng ta sử dụng hàm SUBTOTAL.
Trong hàm SUBTOTAL có các đối số:
- function_num: số xác định hàm sẽ được thực thi, từ 1 đến 11, bỏ qua các ô được lọc nhưng để ẩn các hàng theo cách thủ công; và số từ 101 đến 111 là bỏ qua các ô ẩn – các ô đã được lọc và ẩn theo cách thủ công. Khi bạn nhập hàm SUBTOTAL vào một ô hoặc trong thanh công thức, Excel sẽ cung cấp cho bạn danh sách các số này để bạn lựa chọn.
- select.ref1, ref2, …: Chứa số thứ tự. Ref1 là bắt buộc có, ref2 đến 254 là tùy chọn.
Cách sử dụng:
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như bảng bên dưới với các hàng trống và không trống hỗn hợp. Công việc của bạn là tự động điền các số thứ tự tương ứng với các tên trong danh sách này, trừ các ô trống. 
Bảng dữ liệu có ô trống xen kẽ và ô không trống Để sử dụng hàm SUBTOTAL kết hợp với hàm IF để đánh số tự động, hãy làm như sau:
Bước 1: Trong ô đầu tiên, nhập cú pháp nhập số thứ tự (ô A2):
= IF (B2 = “”, “”, SUBTOTAL (3, $ B $ 2: B2))
Giải thích công thức:
Hàm phải chính được sử dụng sẽ là IF. Nếu có một ô trống, hãy bỏ qua việc đếm. Nếu ô không trống, hãy sử dụng SUBTOTAL để đánh số thứ tự.
Trong hàm SUBTOTAL, các đối số cần điền là:
- function_num là 3: Phép tính tương ứng là COUNTA – đếm các ô không trống.
- ref1 là $B$2:B2: Đếm các ký tự được tạo tự động trong phạm vi $ B $ 2: B2, trong đó ô B2 được đặt bằng “$” trước hàng và địa chỉ ô. Khi công thức được sao chép, giá trị thay đổi như sau: $ B $ 2: B3, $ B $ 2: B4, $ B $ 2: B5, …và hàm đếm chính xác, nó sẽ trả về kết quả mong muốn.
Bước 2: Sau khi nhập công thức, nhấn Enter và sao chép công thức xuống cuối bảng (như đã chỉ ra ở điểm 2). Kết quả thu được như sau:
Một cách khác là sử dụng hàm IF để kết hợp COUNTA với cú pháp:
= IF (B2 = “”, “”, COUNTA ($ B $ 2: B2))
Kết quả sau khi đánh số xong giống như nhập hàm IF kết hợp với SUBTOTAL. ‘
Tuy nhiên, chỉ nên thực hiện phương pháp này nếu bạn không có ý định lọc dữ liệu để chuyển dữ liệu qua tệp/trang tính khác, vì sau khi lọc, hàm COUNTA sẽ trả về số thứ tự đã hoàn thành ban đầu, không phải là một SUBTOTAL.
Từ bảng dữ liệu trên, giả sử bạn muốn lọc danh sách các thành viên nhóm C. Tiếp tục bôi đen (chọn) bảng dữ liệu, vào tab Home> Sort & Filter> Filter (đối với các phiên bản Excel cũ hơn Excel 2016, bạn có thể vào Edit> chọn Sort & Filter> Filter).
Trong cột Nhóm, nhấp vào hình tam giác ngược nhỏ có đường viền hình vuông (như hình bên dưới), chọn C (để lọc C), sau đó nhấp vào OK.
Bạn có thể xem kết quả so sánh bên dưới để biết cách hoạt động của SUBTOTAL và COUNTA:
Từ kết quả bảng trên bạn có thể thấy:
- SUBTOTAL thực hiện đánh số lại khi bạn lọc dữ liệu, thuận tiện sao chép và dán vào bảng khác để tạo một danh sách xem để tạo và gửi dữ liệu.
- COUNTA giữ nguyên số thứ tự ban đầu.Bạn cần tính năng này nếu muốn giữ nguyên số thứ tự ban đầu để dễ dàng tìm kiếm và theo dõi.
Trong chuyên mục Blog RDI Việt Nam đã hướng dẫn cho bạn 4 Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động, đơn giản, dễ thực hiện. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc với bảng tính nhé!
