Top 8 cách giảm dung lượng Excel đơn giản, hiệu quả

0
112
Top 8 cách giảm dung lượng Excel đơn giản, hiệu quả
Top 8 cách giảm dung lượng Excel đơn giản, hiệu quả

Việc xử lý và chỉnh sửa dữ liệu của bạn trở nên khó khăn khi tệp Excel có dung lượng lớn. Để khắc phục điều này, chúng tôi xin chia sẻ  8 cách giảm dung lượng file Excel để máy tính  xử lý dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn. 

Hãy cùng RDI Việt Nam tìm hiểu ngay Top 8 cách giảm dung lượng Excel đơn giản, hiệu quả nhé!

Nguyên nhân và lợi ích giảm dung lượng file Excel

Nguyên nhân và lợi ích giảm dung lượng file Excel
Nguyên nhân và lợi ích giảm dung lượng file Excel

Trước khi tìm hiểu cách giảm dung lượng Excel đơn giản, hiệu quả thì chúng ta cùng tìm hiểu nguyên nhân tại sao không lưu được file hay nguyên nhân tại sao file của bạn lại nặng dung lượng như vậy.

Nguyên nhân khiến cho file Excel nặng, tốc độ xử lý chậm

Nếu bạn là người thường xuyên làm việc với Microsoft Excel thì bạn chắc chắn đã gặp phải tình trạng file Excel của mình tải rất chậm cũng như thao tác gặp nhiều khó khăn đúng không nào. Dưới đây là một số nguyên nhân như sau:

  • Do sử dụng nhiều định dạng khác nhau nên gây ra lỗi file Excel.
  • File excel có chứa hình ảnh có độ phân giải cao hoặc có công thức phức tạp. 
  • Trong File Excel có nhiều ô trong bảng tính không sử dụng đến nhưng được định dạng sẽ gây ra tình trạng lỗi file xử lý chậm. 

Lợi ích của việc giảm dung lượng File Excel trên máy tính của bạn

Lợi ích khi giảm dung lượng file Excel:

  • Máy tính của bạn sẽ tăng tốc xử lý File Excel một cách nhanh nhất.
  • Giúp cho những dữ liệu trong Excel sẽ được chia sẻ một cách nhanh chóng.
  • Bạn không cần phải sử dụng đến nhiều phần mềm giải nén khác.

Top 8 cách giảm dung lượng Excel hiệu quả nhất

Cách 1: Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Bước 1: Đầu tiên bạn mở phần mềm bảng tính Excel trên máy tính. Sau đó bạn chọn vào “Tab File” > nhấn vào “Open” và lựa chọn file cần thao tác.

Bước 2: Sau đó bạn lưu file mới thì nhấn chuột vào “Tab File” > nhấn chọn vào “Save As” hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + S” để thực hiện lưu File

Bước 3: Bạn hãy đặt tên cho tệp tin muốn lưu trữ trong máy tính tại mục File Name trong hộp thoại Save As nhé.

Hộp thoại Save As
Hộp thoại Save As

Bước 4: Tiếp tục tại mục “Save As Type” bạn hãy lựa chọn định dạng tệp tin nhị phân cho File Excel của mình. Sau đó bạn chọn định dạng “Excel Binary Workbook” (tập tin nhị phân) trong mục “Specialty Formats”. Định dạng “Excel Binary Workbook” sẽ giúp có tập tin có dung lượng nhỏ hơn rất nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn thường hay được sử dụng.

Chọn định dạng Excel Binary Workbook
Chọn định dạng Excel Binary Workbook

Bước 5: Tiếp tục bạn nhấp chọn nút “Save” là đã hoàn thiện cách giảm dung lượng File Excel bằng cách lưu File dưới dạng tập tin nhị phân.

Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Cách 2: Loại bỏ watch để giảm dung lượng file Excel 

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở File Excel có dung lượng lớn mà bạn muốn thực hiện xoá Watch Window.

Bước 2: Sau khi “File Excel” được mở ra bạn hãy lựa chọn “Formulas” trên thanh công cụ > sau đó nhấn chọn vào mục “Watch Window”.

Chọn Watch Window
Chọn Watch Window

Bước 3: Sau đó bạn tìm chọn Delete Watch nhé.

Loại bỏ watch để giảm dung lượng file Excel
Loại bỏ watch để giảm dung lượng file Excel

Sau khi nhấn chọn “Delete Watch” bạn đã hoàn thiện cách loại bỏ Watch để giảm dung lượng file Excel rồi đấy.

Cách 3: Nén ảnh 

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy thực hiện mở File Excel chứa ảnh có dung lượng File cao để thực hiện nén ảnh lại.

Bước 2: Sau đó bạn tìm những ảnh có dung lượng cao sau đó nhấn chọn ảnh > nhấn vào Format > chọn vào Compress Pictures.

Compress Pictures
Compress Pictures

Bước 3: Lúc này hộp thoại Compress xuất hiện. Trong hộp thoại Compress bạn hãy tích bỏ mục “Apply only to this picture” > sau đó bạn hãy chọn “Email (96PPI): minimize document size for sharing” rồi nhấn chọn vào “OK”

Nén ảnh
Nén ảnh

Đến đây là bạn đã hoàn thành cách nén ảnh để giảm dung lượng File Excel. Tiếp tục bạn lặp lại các bước trên với từng ảnh để giúp File Excel của bạn được giảm tải dung lượng tối đa nhất nhé.

Cách 4: Xoá định dạng có điều kiện

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở File Excel trong máy tính của bạn và nhập chọn vào “Tab File” trên thanh công cụ rồi lựa chọn vào “Open” để mở file cần thao tác giảm dung lượng nhé.

Bước 2: Trên thanh công cụ bạn nhấn chọn “Tab Home”.

Bước 3: Sau đó bạn tìm chọn mục “Conditional Formatting” (Định dạng có điều kiện) trong thanh “Tab” tại phần “Styles”.

Chọn mục Conditional Formatting
Chọn mục Conditional Formatting

Bước 4: Tiếp theo bạn hãy nhấn chọn vào “Clear Rules” (Xoá các quy tắc)

Chọn mục Conditional Formatting
Chọn mục Conditional Formatting

Bước 5: Sau đó trong thanh cuộn lựa chọn vào “Clear Rules from Entire Sheet” để xoá định dạng có điều kiện trong File giúp giảm nhẹ dung lượng.

Xoá định dạng có điều kiện
Xoá định dạng có điều kiện

Cách 5: Xóa các Data Links 

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở File Excel cần giảm dung lượng > nhấn chọn “Tab Data” trên thanh công cụ > chọn vào “Edit Links”. 

Bước 2: Tiếp theo bạn lựa chọn link liên kết mà bạn muốn xoá rồi nhấn vào “Break Link” nằm phía bên phải hộp thoại.

Xoá Data Links
Xoá Data Links

Bước 3: Sau đó bạn xác nhận xóa “Data Link” một lần nữa bằng cách nhấn chọn “Break Link”

Lúc này bạn đã hoàn thiện cách giảm dung lượng File Excel bằng 3 bước đơn giản bạn đã xóa được các Data Links.

Cách 6: Loại bỏ định dạng các hàng và cột trống

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở File Excel trong máy tính của bạn. Sau đó bạn hãy nhập chọn “Tab File” trên thanh công cụ rồi lựa chọn mục “Open” để mở file cần thao tác giảm dung lượng.

Bước 2: Tiếp tục bạn lựa chọn toàn bộ các hàng trống sau đó nhấp chuột vào số thứ tự rỗng đầu tiên. Sau đó bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl⇧ (PgUp) Shift↓ (PgDn)

Bôi đen hàng trống
Bôi đen hàng trống

Bước 3: Sau đó bạn chọn tab “Home”.

Bước 4: Tiếp tục bạn chọn “Clear”. 

Chọn Clear
Chọn Clear

Bước 5: Để hoàn tất thao tác bằng cách bạn hãy nhấn chọn “Clear All” để xóa các định dạng không cần thiết trong các hàng không dùng đến nhé

Loại bỏ định dạng các hàng và cột trống
Loại bỏ định dạng các hàng và cột trống

Sau khi bạn đã hoàn thành bước loại bỏ định dạng các hàng trống đối với các cột trống bạn cũng thực hiện tương tự 5 bước loại bỏ định dạng các hàng trống.

Cách 7: Xóa các Named Range có trong File Excel

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở File Excel 

Bước 2: Sau đó trên thanh công cụ bạn hãy chọn “Tab Formulas” sau đó bạn tìm chọn mục “Name Manager”

Chọn Name Manager
Chọn Name Manager

Bước 3: Tiếp tục tại hộp thoại “Name Range” bạn tìm chọn tên bị lỗi muốn xóa sau đó chọn vào “Delete”.

Hộp thoại Name Range
Hộp thoại Name Range

Bước 4: Lúc này bạn nhấn “OK” để có thể xác nhận xóa các “Name Range” có trong “File Excel”

Xóa các Named Range có trong File Excel
Xóa các Named Range có trong File Excel

Cách 8: Dùng trình duyệt Virus Macro 

Trình duyệt Virus Macro là một trong những trình duyệt được sử dùng để giảm dung lượng cho Excel. Để dùng trình duyệt Virus Macro để giảm dung lượng bạn hãy thực hiện theo các thao tác sau đây:

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở File Excel.

Bước 2: Sau đó bạn hãy thực hiện sao chép toàn bộ dữ liệu sang file khác.

Bước 3: Và bạn hãy mở lại một file mới rồi thực hiện dán toàn bộ dữ liệu vừa sao chép được.

Bước 4: Cuối cùng bạn hãy lựa chọn Save và xóa File cũ đi.

Trong chuyên mục Blog kỳ này RDI Việt Nam đã chia sẻ cho bạn top 8 cách giảm dung lượng Excel đơn giản, hiệu quả nhất. Hy vọng với 8 cách mà chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp cho bạn xử lý những File Excel nặng và dễ dàng hơn trong việc quản lý và chỉnh sửa số liệu. Chúc bạn thành công nhé!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here