Bạn thường xuyên sử dụng Word để tạo và định dạng văn bản, nhưng đã biết cách nào để tạo mục lục hay chưa? Việc tạo mục lục giúp người đọc có thể biết tài liệu của bạn có những nội dung gì ngay từ trang đầu tiên, mà không cần phải lật từng trang để xem nội dung. Rất có ích với những tài liệu dài như tiểu luận, đồ án, báo cáo.
Dưới đây RDI Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách làm mục lục trong Word giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính tiện dụng khi sử dụng trình soạn thảo văn bản này, mời các bạn theo dõi.
Sự quan trọng của việc tạo mục lục trong Word
Word là một trong những phần mềm không thể thiếu đối với những người làm việc văn phòng, hành chính. Sử dụng Word để soạn thảo văn bản hoặc thể hiện nội dung thông điệp nào đó. Tính năng chia sẻ và chỉnh sửa của Word ngày được nâng cao đó là lý do vì sao công cụ này là lựa chọn số 1, trở thành ứng dụng không thể thiếu ở bất cứ nơi đâu
Việc tạo mục lục trong Word mang lại những lợi ích:
- Giúp người đọc có được văn bản đẹp. Hình thức bố cục nội dung dễ hiểu, dễ đọc được phân chia theo từng phần nhất định. Như thế việc tiếp cận thông tin của người đọc trở nên dễ dàng hơn
- Các mục lục giúp phân chia những nội dung với nhau. Các mục lục trong word sẽ có sự khác biệt nhau về kích thước, kiểu chữ, hiệu ứng. Vì vậy khi nhìn vào người đọc sẽ nhanh chóng hiểu được ý của người soạn thảo
- Mục lục giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát tài liệu hơn
- Đối với những tài liệu dài hoặc những cuốn sách ta không thể lật từng trang để tìm kiếm thông tin. Thay vào đó mục lục sẽ làm nổi bật lên nội dung chính.
Có mấy cách tạo mục lục trong Word?
Các phiên bản word hiện nay đều được cải thiện và nâng cấp, vì vậy việc tạo mục lục trong word dễ hay khó phụ thuộc vào kỹ năng của người dùng. Có 2 cách để tạo mục lục văn bản trong word đó là tạo thủ công và tạo tự động.
Khi tạo mục lục thủ công người soạn thảo văn bản sẽ sử dụng bàn phím, chuột và các ký tự để căn chỉnh chi tiết. Tạo thủ công sẽ cho phép người dùng được tùy chỉnh theo ý muốn của mình. Thế nhưng nhược điểm của tạo mục lục thủ công đó là tốn thời gian và không có sự đồng nhất từ đó làm văn bản không được đẹp mắt.
Hình thức thứ hai là tạo mục lục tự động, hiện nay hầu hết người dùng đều áp dụng cách thức này bởi vì nó nhanh chóng và tiện lợi. Hệ thống Word sẽ tự động nhận diện và tự tạo mục lục theo các tiêu đề mà người viết soạn trong văn bản. Việc thao tác đánh số trang, mục lục của văn bản đó sẽ được xử lý chính xác và hiệu quả trong vài phút.
Hướng dẫn cách đánh dấu và tạo mục lục tự động
Cách đánh dấu mục lục
Cách tạo mục lục quen thuộc nhất là đánh dấu mục lục rồi tạo tự động. Thao tác tuy khá đơn giản nhưng người dùng cần phải thực hiện đúng không để bỏ sót tiêu đề nội dung. Ta có các cách sau đây:
Cách 1: Sử dụng Heading Styles đã được cài sẵn
- Muốn tạo Heading người dùng cần phải chọn nội dung của văn bản đó. Lưu ý không để chứa khoảng trắng hoặc nội dung văn bản khác vào thẻ Heading.
- Click vào Home trên thanh công cụ Word
- Chọn Styles > Heading 1 (hoặc Heading 2,3 tùy theo ý muốn)
- Sau khi đã chọn xong thẻ Heading > nhấn Save Selection as New Quick Style
Như vậy chúng ta đã hoàn thành việc tạo mục lục bằng Heading Style
Cách 2: Đánh dấu bằng cách sử dụng Add text – Table of Contents
Ở Table of Contents, chúng ta có thể dùng Add text để thực hiện việc tạo mục lục. Các bước tiến hành:
- Bôi đen phần ký tự muốn tạo mục lục (lưu ý không bôi đen khoảng trống)
- Click chuột vào vùng Tab References
- Sau đó chọn Add text trong nhóm Table of Contents
- Người dùng muốn chọn Level nào thì click chuột vào đó
Hướng dẫn cách tạo mục lục tự động
Sau khi đã đánh dấu mục lục, ta chuyển sang bước tạo mục lục tự động. Thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Ở khu vực muốn tạo mục lục ta để chuột vào vị trí đó
- Dùng chuột chọn Tab References
- Tiếp đến chọn Table of Contents, ở đây sẽ có những mẫu mục lục có sẵn, bạn chọn mẫu nào phù hợp rồi đưa lên thanh công cụ
- Muốn chỉnh sửa mục lục bạn chọn Custom Table of Contents (chức năng này chỉ có trong word 2016 và 2019)
Cách cập nhật Table of Contents
Trong vài trường hợp, người dùng muốn cập nhật Table Of Contents thì làm như sau:
- Thay đổi ở phần đánh dấu mục lục như bước đầu
- Chọn Ribbon > References
- Sau đó chọn Update Table. Bạn sẽ được cập nhật toàn bộ số trang theo ý thích
Trên đây chuyên mục Blog RDI Việt Nam đã hướng dẫn bạn cách làm mục lục trong Word. Thao tác này sẽ khiến tài liệu của bạn trở nên khoa học và đẹp mắt hơn, giúp ích rất nhiều cho người sử dụng. Chúc bạn sớm tạo được mục lục cho văn bản của mình nhé!
