Nếu biết được cách nén file Word, bạn vừa có thể giảm được dung lượng lưu trữ cho máy tính vừa đẩy nhanh tốc độ chia sẻ file. Cách thực thao tác này cũng khá dễ dàng và nhanh chóng.
Đôi khi, bạn phải soạn thảo một văn bản rất dài bằng công cụ Word và nó tốn khá nhiều dung lượng trên bộ nhớ của máy tính. Vậy làm thế nào để nén file, mời các bạn cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của rdi-project.org.
Nguyên nhân dẫn đến file có dung lượng lớn
Microsoft Word là một trong những công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Ngày càng có những nâng cấp làm tăng tính thuận tiện và đáp ứng những nhu cầu soạn thảo văn bản phức tạp nhất.
Những nội dung được biên soạn trong file Word gồm nhiều hình thức khác nhau như ký tự, hình ảnh, bảng biểu,… Tất cả những dữ liệu trên khi sao lưu lại trong máy tính đều quyết định dung lượng của file đó, đương nhiên càng nhiều nội dung và càng có nhiều định dạng thì dung lượng càng lớn.
Bên cạnh đó, ta có thể tổng hợp một số nguyên nhân phổ biến khiến file có dung lượng lớn như sau:
- Các hình ảnh trong file có kích thước quá lớn
- Sử dụng quá nhiều hình ảnh để minh họa
- Nhiều dữ liệu chưa được tối ưu nhất
Mời bạn tham khảo những bài viết hấp dẫn khác trên website: Cách chèn nhạc và video vào PowerPoint, Cách tính số tuần trên Excel, Cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel.
Cách nén file Word bằng Winrar
Cách nén nhanh
Bước 1: Chọn file
Tại không gian lưu trữ file của máy, chọn các file Word muốn nén, nhấp chuột phải và chọn “Thêm vào tập tin nén…”
Bước 2: Nén file
Đặt tên cho file tại mục “Tên tập tin nén” → chọn định dạng tệp nén RAR, RAR5 hay ZIP → Nhấp chọn OK để tiếp tục.
Nếu bạn muốn đặt mật khẩu cho file nén, bạn chọn ô “Đặt mật khẩu…” → Nhập mật khẩu vào hai khung nhập theo yêu cầu → chọn “Đồng ý”
Cách giải nén file Word bằng Winrar
Cách giải nén nhanh
Đối với cách này, fine sẽ được giải ngay tại vị trí nó đang ở và cũng không có thư mục mẹ để chứa toàn bộ tập tin con bên trong.
Cách thực hiện: Nhấp chuột phải vào tập tin đã chọn → chọn “Giải nén Ở đây” (Extract Here) để giải nén tập tin ở thư mục hiện tại.
Giải nén ở nơi muốn lưu trữ
Đây là một lựa chọn khác giúp file sau khi được giải nén sẽ được gói gọn thành một thư mục và di chuyển đến bất cứ nơi nào mà bạn muốn. Để giải nén ở nơi muốn lưu trữ, người ta thường chọn sử dụng tùy chọn “Giải nén tập tin” (Extract file), cách thực hiện chi tiết như sau:
Bước 1: Nhấp chuột phải vào tập tin → chọn “Giải nén tập tin…
(Extract file).
Bước 2: Lựa chọn nơi muốn đặt thư mục sau khi giải nén (hệ thống sẽ gợi ý bằng cách hiển thị một danh sách các tập tin đang có trên máy, bạn có thể chọn bất kỳ nơi nào tùy thích)
Bước 3: Nhấn Ok
Cách giảm dung lượng file Word
Ngoài các nén file word bằng Winrar, bạn cũng có thể thực hiện những cách khác để giảm bớt dung lượng khi lưu file trên máy. Một là sử dụng công cụ và hai là tác động trực tiếp đến những nội dung ảnh hưởng lớn đến dung lượng file như hình ảnh.
Dùng phần mềm online SmallPDF.com
Đây là cách đơn giản nhất khi bạn có kết nối với internet ngay tại thời điểm đó. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web của công cụ SmallPDF để nén file tại đây.
Bước 2: Nhấn Chọn các tệp để chọn file bạn muốn nén trên máy tính.
Bước 3: Chọn 1 trong 2 lựa chọn “Nén cơ bản” (giảm một phần nhỏ dung lượng) và “Nén mạnh” (giảm được nhiều dung lượng nhưng tốn phí) → Nhấp vào “Chọn tùy chọn” để tiến hành giảm dung lượng của file.
Bước 4: Khi dụng lượng file Word đã giảm → Nhấp “Tải file xuống” để lưu lại trong máy tính
Nén ảnh trực tiếp có trong file Word
Bước 1: Mở file Word có chứa ảnh cần nén → chọn vào hình ảnh → Chọn thẻ “Format” > Chọn “Compress Pictures”.
Bước 2: Khi hộp thoại Compress Pictures xuất hiện, bỏ dấu tích ở “Apply only to this picture” → Tích chọn vào các mục để nén ảnh tùy theo mục đích → Nhấn OK.
Trong đó:
- Print (220 ppi): Giảm dung lượng file word nhằm mục đích tối ưu cho việc in
- Screen (150 ppi): Giảm dung lượng nhằm phù hợp việc chia sẻ lên web và lưu trong project.
- E-mail (96 ppi): Mức độ tối ưu để chia sẻ qua email
- Use document resolution: Lưu ở chế độ mặc định của phần mềm
Bạn có thể kiểm tra lại dung lượng của cả file ngay sau khi đã nén ảnh.
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh
Bước 1: Mở file Word có dung lượng cần nén → Chọn File → Chọn Options
Bước 2: Ở hộp thoại Options, bạn chọn mục Advanced.
Bước 3: Đến phần “Image Size and Quality” → Bỏ đi dấu tích ở ô “Do not compress images file” → Nhấn OK
Xóa những khoảng trắng không cần thiết
Bước 1: Mở file Word cần nén, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiện hộp thoại “Find and Replace”.
Bước 2: Nhập dấu khoảng trắng 2 lần trong mục “Find what” → Nhập dấu khoảng trắng 1 lần trong mục “Replace with” → ấn “Replace All”.
Bước 3: Sau khi ấn “Replace All”, các khoảng trắng thừa trê file word đã được xoá, chọn OK là hoàn thành
Qua bài viết, chuyên mục khóa học – rdi-project.org đã tổng hợp những cách nén file Word để giảm dung lượng hiệu quả nhất. Mong rằng bạn đã nắm được cách thực hiện sau khi đọc hướng dẫn của chúng tôi, hãy tiếp tục theo dõi website để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác về tin học văn phòng.
