Trong thời đại công nghệ số phát triển nên việc học tập và làm việc đều làm trực tiếp trên máy tính. Hai ứng dụng Excel và Word là ứng dụng phổ biến mà tất cả người sử dụng máy tính biết đến và sử dụng thường xuyên. Tuy nhiên không phải tất cả người dùng hai ứng dụng này đều biết cách chuyển dữ liệu từ file excel sang word. Hãy cùng RDI Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Chuyển đổi dữ liệu từ file excel sang word rất tiện lợi và thường được mọi người sử dụng trong quá trình học tập và làm việc. Nhưng mà trong việc chuyển đổi từ file này sang file khác hay thường gặp các lỗi định dạng rất khó xử lý và làm tốn thời gian cho việc chỉnh sửa. Vì vậy, hãy để RDI Việt Nam trong chuyên mục Blog sẽ hướng dẫn cho các bạn chuyển file Excel sang Word nhanh gọn, đơn giản mà lại không gặp lỗi định dạng.
Sơ lược về Microsoft Excel và Microsoft Word
Sơ lược về Microsoft Excel và Microsoft Word
- Microsoft Word hay được gọi là Word là một chương trình soạn thảo và xử lý văn bản rất phổ biến đối với tất cả người dùng máy tính trên toàn Thế Giới. Ứng dụng này được phát triển bởi Microsoft và thuộc vào bộ ứng dụng Microsoft Office. Phần mềm này giúp bạn tạo ra các tài liệu có chất lượng chuyên nghiệp, hiệu quả. Bên cạnh đó, Word còn bao gồm các công cụ chỉnh sửa và sửa đổi giúp bạn có thể cộng tác với mọi người một cách dễ dàng.
- Microsoft Excel hay được gọi là Excel là một phần mềm bảng tính rất phổ biến đối với tất cả người dùng máy tính trên toàn Thế Giới. Ứng dụng này được phát triển bởi Microsoft và thuộc vào bộ ứng dụng Microsoft Office. Phần mềm này giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày tất cả thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn. Các tranh tính của Excel được tạo nên từ các hàng và cột giao điểm giữa cột và hàng được gọi là ô.
Cách chuyển file Excel sang Word
Chuyển Excel sang Word bằng Paste Special (Sao chép từ Excel sang Word có thể chỉnh sửa)
Để chuyển dữ liệu từ Excel sang Word ta thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Khởi động excel và mở file dữ liệu bạn muốn sao chép sang Word > Kéo thả chuột toàn bộ dữ liệu bạn cần trong bảng excel > Nháy chuột phải chọn Copy ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C).
Bước 1 thực hiện như trên
- Bước 2: Trên dải lệnh Home nháy lệnh paste special trong mục Paste.
Bước 2 thực hiện như trên
- Bước 3: Hộp thoại paste special xuất hiện > Chọn paste > Chọn microsoft excel worksheet object ở mục as > Chọn ok để hoàn thành.
Bước 3 thực hiện như trên
- Bước 4: Muốn điều chỉnh kích thước bảng nhỏ hoặc lớn hơn bằng cách nhấn trỏ chuột vào góc dưới bên tay phải > Kéo rộng hay thu nhỏ bảng theo ý bạn.
Bước 4 thực hiện như trên
Chuyển Excel sang Word bằng cách chuyển định dạng sang ảnh
Để chuyển dữ liệu từ Excel sang Word thường có 2 cách:
Cách 1: Dùng lệnh copy as picture.
- Bước 1: Mở file dữ liệu excel bạn muốn sao chép nội dung chuyển sang word. Chọn Home trên thanh công cụ > Chọn copy > Chọn copy as picture.
Bước 1 thực hiện như trên
- Bước 2: Chọn ok
Bước 2 thực hiện như trên
- Bước 3: Mở file word đã có sẵn và dán nội dung đã sao chép bằng tổ hợp phím Ctrl + V.
Bước 3 thực hiện như trên
Cách 2: Dùng lệnh paste picture.
- Bước 1: Mở file dữ liệu bạn muốn sao chép nội dung chuyển sang word. Kéo thả chuột toàn bộ dữ liệu bạn cần trong bảng excel > Nháy chuột phải chọn copy.
Bước 1 thực hiện như trên
- Bước 2: Mở file word đã có sẵn mà bạn muốn dán nội dung vào. Trên dải lệnh Home, chọn mục paste > nháy lệnh picture.
Bước 2 thực hiện như trên
Sử dụng lệnh copy, paste và tính năng AutoFit Word
Để chuyển dữ liệu từ Excel sang Word ta thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần được sao chép bằng cách kéo thả chuột, tiếp đến nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để copy.
Bước 1 thực hiện như trên
- Bước 2: Mở file word đã có sẵn mà bạn muốn dán nội dung vào. Chọn Home trên thanh công cụ > Chọn mục paste ( hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+V) > Chọn lệnh paste special.
Bước 2 thực hiện như trên
- Bước 3: Hộp thoại paste special xuất hiện > Chọn microsoft excel worksheet object > Nhấn ok để hoàn thành.
Bước 3 thực hiện như trên
- Bước 4: Muốn điều chỉnh kích thước bảng tính nhỏ hoặc lớn hơn bằng cách nhấn trỏ chuột vào góc phải của bảng > Kéo rộng hay thu nhỏ bảng theo ý bạn muốn.
Bước 4 thực hiện như trên
Lợi ích của việc copy từ Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên định dạng.
Lợi ích của việc copy từ Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên định dạng.
Những lợi ích tuyệt vời của việc chuyển đổi giữ liệu từ Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên định dạng:
- Giúp bảng dữ liệu bạn chuyển đổi từ Excel sang Word không bị vấn đề lỗi định dạng và vượt quá trang giấy trong Word.
- Khi tài liệu đã được chỉnh sửa (sao chép) mà vẫn giữ nguyên được định dạng sẽ giúp việc in ấn, báo cáo, phân tích, thuyết trình sẽ dễ dàng, đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn.
- Khi chuyển dữ liệu theo những cách bên trên sẽ giúp bạn khi sửa lỗi không phải qua Excel sửa rồi lại tiến hành copy sang Word bạn có thể sửa lỗi trực tiếp trên Word khi đã sửa theo các cách trên.
- Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc trình bày dữ liệu phù hợp trên giao diện Word.
Thông qua bài viết trên RDI Việt Nam đã hướng dẫn cho bạn chuyển file excel sang word nhanh nhất theo 3 cách mà không bị thay đổi định dạng. Hy vọng rằng những thông tin trên hữu ích đã giúp bạn có thể nắm được và thực hiện dễ dàng. Chúc bạn thành công!
